Iekšējās kontroles ir definētas kā process, kas paredzēts, lai novērstu krāpšanu, aizsargātu uzņēmuma resursus un nodrošinātu atbilstību likumiem un noteikumiem. Iekšējās kontroles ir efektīvas tikai tad, ja tās nosaka medicīnas iestādes īpašās vajadzības, tās ievieš, uzrauga un mēra, lai pārliecinātos, ka tās darbojas, kā plānots.
Ārstniecības iestādei ir jāveic aktīva pieeja, lai novērstu un atklātu darbinieku pārkāpumus, ieviešot iekšējās kontroles politiku. Novēršana un atklāšana ir ļoti nozīmīga loma jebkurā iekšējās kontroles procesā, samazinot noteiktu riska līmeni.
1 Pieņemšanas prakse
Labāko medicīnas biroja darbinieku pieņemšana darbā ir efektīvs veids, kā stiprināt iekšējās kontroles procesu. Darbinieku pieņemšana darbā, kas ir kompetenti, uzticami un uzticami, rūpīgi pārbaudot kandidātus, ir tikai laba uzņēmējdarbības jēga. Fona pārbaudes un salīdzinošās pārbaudes ir vienkārši veidi, kā izkaisīt sliktos ābolus un atturēt dažus cilvēkus no pieteikšanās uz darbu.
Lai gan iepriekšējiem darba devējiem nav atļauts sniegt nekādu informāciju, kas nav nodarbinātības statuss un tiesības uz rehire, jūs varat pieprasīt, lai pretendenti sniegtu iepriekšējo uzraugu vai kolēģu kontaktinformāciju, lai iegūtu sīkāku informāciju. Fona pārbaudēs, tostarp kredīta pārbaudēs, sniegta informācija arī par pretendenta personisko vēsturi.
2 Nodokļu sadalīšana
Nodalot pienākumus, viens darbinieks nevar uzņemties atbildību par vairākiem darījumiem, kas saistīti ar finanšu līdzekļu izmantošanu. Ikreiz, kad darbiniekam ir jārīkojas ar naudas līdzekļiem, tam jābūt vienai personai, kas pilnvaro konkrētus darījumus, par apstrādi atbildīgo personu, un citu, lai saskaņotu un reģistrētu. Tas nodrošina, ka neviens cilvēks nevar izpildīt kādu uzdevumu, kuru cita persona nav atklājusi vai pārskatījusi.
Nodokļu atdalīšana apgrūtina jebkādas naudas summas zaudēšanu, neatkarīgi no tā, vai tā ir medicīniskās iestādes administratīvajā līmenī vai administratīvajā līmenī. Kad darbinieki zina, ka katrs process tiek izsekots un uzraudzīts, tas veicina uzdevumu veikšanas precizitāti un godīgumu.
3D dokumentācija
Katram finanšu darījumam ir jābūt papīra takai. Dokumentācija ir ne tikai darbības rakstīšanas vai dokumentēšanas prakse, bet arī visu finanšu norēķinu kopiju saglabāšana, piemēram, rēķini un maksājumu pārskaitījumi. Darbiniekiem jāinformē, ka viņi nekad neveic darījumu, pamatojoties uz mutisku pieprasījumu.
Derīga dokumentācija ietver oficiālas medicīniskās iestādes veidlapas, veidlapas vai rēķinus, un tiem jābūt pilnvarotiem ar parakstu, ja nepieciešams. Pārbaudēm vienmēr jābūt rēķinam, kā arī jāatmaksā, naudas pārvedumi vai norēķinu noraksti. Skaidra nauda jāapstiprina, to nekad neizsniedz, ja vien pacientam nav jāmaina. Katras maiņas sākumā un beigās jāapkopo arī naudas līdzekļu kasešu saskaņošana.
4Physical and Electronic Safeguards
Izmantojot seifus, signalizācijas sistēmas, kameras un slēdzenes, var palīdzēt medicīnas iestādei, aizsargājot datus, inventāru, aktīvus un naudu.
1. Saglabājiet visas naudas kastes, čekus un kancelejas grāmatas, kas ir bloķētas drošā vietā, ar medicīnas biroja darbinieku ierobežotu piekļuvi. Kombinācijas regulāri jāmaina.
2. Ir signalizācijas sistēmas, lai pēc stundām un nonoperational dienām.
3. Kameras var novietot pie katras ieejas un izejas, priekšējā galda un vērsta uz drošu.
4. Glabājiet durvis pie piegādes telpas un / vai aptieku kabineta jebkurā laikā un tikai pēc vajadzības atveriet piekļuvi noteiktām zonām.
Elektroniskās garantijas ietver paroļu izmantošanu un ierobežo piekļuvi tikai autorizētam personālam.
5Monitoringa darbības
Jebkurš iekšējās kontroles process būtu nepilnīgs bez darbības pārraudzības veida. Iekšējo kontroles uzraudzība ietver ikdienas darbību pārskatīšanu, lai nodrošinātu procesa pareizu darbību.
1. Naudas izlīgums
2. Konta vai diagrammas audits
3. Pārbaude, salīdzinot pārskatus
4. Regulāras inventarizācijas pārbaudes
Nepārprotama uzmanība visiem procesiem ir būtiska, bet pirmkārt un galvenokārt medicīnas biroja vadītājam:
1. Izstrādāt noteikumus un mērķi
2. Sazināties ar viņiem visiem darbiniekiem
3. Sniegt atsauksmes regulāri
